Heimo Filmsin asiakastyytyväisyyskyselykin osoittaa, että kaikista eniten mielissään asiakkaamme ovat olleet siitä, miten pystymme kerta toisensa jälkeen pitämään tuotannon aikatauluista kiinni, ja toisinaan jopa ylittämään ne (Projektin aikataulu, keskiarvo kirjoitushetkellä 4,86 / 5).
Projektit eivät veny ja vanu, vaan ne hoidetaan maaliin jämäkällä aikataululla. Toisinaan meiltä kysytään videotuotantoa kiireiselläkin aikataululla, ja lähes poikkeuksetta olemme pystyneet vastaamaan myös näissä tilanteissa asiakkaan tarpeeseen, ilman, että laatu kärsii.
Blogitekstiin kokosimme muutaman tärkeimmän seikan, jotka huomioimalla onnistumme pitämään poikkeuksetta sovituista aikatauluista kiinni. Tällöin myös asiakkaidemme on helpompi suunnitella omaa toimintaansa, kun heillä on tarkka tieto, koska valmiit videot ovat käytettävissä.
1. Hyvä suunnittelu ja dokumentointi
Ei varmaan yllätä yhtikäs ketään, että hyvä suunnittelu on avain projektin aikataulun hallintaan. Projektin alkajaisiksi pidämme yhteisen suunnittelupalaverin, jossa sovitaan paitsi videoiden sisällöstä, myös kuvauspäivistä ja projektin aikatauluista. Tämän jälkeen suunnittelemme vielä itse sisäisesti toteutuksen tarkemman aikataulun ja roolituksen, projekteja kun on yleensä edistettävänä samanaikaisesti useampia.
Lisäksi dokumentoimme projektien etenemistä aktiivisesti Trelloon, jota käytämme projektinhallintatyökaluna. Tämä yhdistettynä laajaan tiimiin takaa sen, että projekti etenee, vaikka yksittäinen tekijä esimerkiksi sairastuisi.
2. Viestintä asiakkaan kanssa
Sujuva ja aktiivinen viestintä asiakkaan kanssa on avainasemassa projektin aikataulun hallinnassa, ja onkin meille tietynlainen ylpeydenaihe. Heti suunnittelun yhteydessä määritelemme yhdessä asiakkaan kanssa viestintäkanavat joita käytetään.
Viestintä on monesti haaste, ja olemmekin omaksuneet toimintatavaksi, että mieluummin jopa hieman yli- kuin aliviestimme. Ennen kuvauksia varmistetaan, että kuvauspäivä on kaikilla asianomaisilla kalenterissa, onko kellään herännyt kysymyksiä ja kerrataan vielä askelmerkit. Kuvausten jälkeen kiittelemme kuvauspäivästä ja muistuttelemme seuraavista vaiheista. Lähtökohtaisesti vedokset tulevat katsottavaksi kahden viikon kuluessa kuvauspäivästä, mutta sovittaessa myös nopeampi aikataulu onnistuu.
Säännöllinen päivitys asiakkaalle projektin etenemisestä on myös tärkeää. Pitämällä asiakkaan ajan tasalla voimme ennakoida mahdollisia muutoksia ja varmistaa, että kaikki osapuolet ovat samalla sivulla loppuun saakka.
3. Oman työn aikatauluttaminen
Kuten ensimmäisessä kohdassa todettiin, on läpivietävänä samanaikaisesti yleensä useampi kuin yksi projekti, mikä kysyy aikatauluttamistaitoja. Heimossa jokaisella asiakasprojektilla on oma vastuuhenkilö, joka toimii myös ensisijaisena yhteyshenkilönä asiakkaan suuntaan. Vaikka esimerkiksi editointiin saattaa osallistua useampi heimolainen, pysyy vastuuhenkilö läpi projektin samana, ja tämän tehtävänä on myös huolehtia, että projekti etenee sovitussa ajassa.
Tämä tarkoittaa projektin eri vaiheiden aikatauluttamista ja pitämistä kiinni niistä. Tuotantotiimi suunnittelee alkavan viikon keskenään joka maanantai, jolloin saadaan iso kuva siitä, missä mennään ja nähdään, tarvitaanko jossain projektissa esimerkiksi apua.
4. Oma-aloitteisuus asiakkaan suuntaan
Joskus projektissa voi esiintyä viivästyksiä myös asiakkaasta johtuen, yleensä kun yhteishenkilöllä on muutakin työlistallaan, kuin vastata videoprojektista. Lisäksi kuvaukset voivat siirtyä sovitusta, esimerkiksi sairastapauksen tai muun esteen vuoksi.
Pyrimme olemaan aktiivisia, kysymään oma-aloitteisesti kommentteja vedoksiin ja muistuttelemaan, jos vastauksia ei ala kuulu: unohtaminen kun on aivan inhimillistä. Ehdotamme myös vaihtoehtoisia ratkaisuja ja kuvauspäiviä esimerkiksi siirtyneiden tai peruuntuneiden tilalle. On sekä meidän että asiakkaamme etu, että projektia saadaan edistettyä ripeästi ja valmis video käyttöön.
Bonus: Palaute ja jatkuva kehittyminen
Pyydämme jokaisesta tuotannosta asiakaspalautetta, ja näiden pohjalta kehitämme toimintaa entisestään. Palaute tuo esiin ongelmakohtia, joita emme välttämättä itse havaitse, mutta jotka korjaamalla prosessista tulee entistäkin timanttisempi, tai saattaa tuoda suoranaisia kehitysideoita, jotka on helppo ottaa käyttöön. Olemme äärimmäisen kiitollisia kaikesta saamastamme palautteesta!
Kaipaatko jeesiä videotuotannon kanssa? Anna meidän auttaa!
Tarjoamme videotuotannon ratkaisut erityisesti myynnin, markkinoinnin & rekrytoinnin tarpeisiin. Tuotannon suunnittelu lähtee sinun tarpeesi selvittämisestä, ja tämän jälkeen rakennamme yhdessä juuri siihen vastaavan ratkaisun.
Tutustu lisää sivuiltamme, tai jätä suoraan tarjouspyyntö tai laita viestiä myyntitiimillemme, niin saadaan hommat alulle sitäkin kautta! 🔥
